KVKK – Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

1. Tanımlar

İşbu aydınlatma metninde geçen;

2. Bilgilendirme Metninin Amacı ve Kapsamı

Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti. olarak “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek amacıyla hazırlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) uyarınca sizleri bilgilendirmek isteriz. İşbu bilgilendirme metni, Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti.’ nin (“Şirket”) “Veri Sorumlusu” olarak kişisel veriler konusunda gösterdiği özeni yansıtacak şekilde düzenlenmiştir. Bu beyanın hedef aldığı kitle; müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, çalışanlarımız, denetçilerimiz, teknik uzmanlarımız, denetçi adaylarımız, çalışan adaylarımız, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, ziyaretçilerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ve üçüncü kişilerdir. Bu beyan, kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi konularında Şirketimizin yaklaşımını ortaya koymakta olup esas olarak öncelikle bu kişileri ve ilgili üçüncü tarafları bilgilendirmek için hazırlanmıştır. Bu aydınlatma metni ile hedef alınan kitlenin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Şirketimiz tarafından düzenlenen bu Kişisel Verilerin İşlenmesi Genel Aydınlatma Metni 01/01/2020 tarihlidir. Beyan Şirketimizin internet sitesinde www.femko.com.tr  yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur. Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti., kişisel verilerinizin Kanuna uygun olarak toplanmasını, saklanmasını, paylaşılmasını ve gizliliğinin sağlanmasını temin etmek amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.

3. Kişisel Verilerin İşlenmesi Amacı

KVKK’ nın 4. 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verileriniz;

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun
• Doğru ve gerektiğinde güncel
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

Kurallarına uygun bir şekilde Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti.’nin aşağıda yer alan faaliyetleri ile bağlantılı olacak şekilde işlenecektir. Veri sorumlusu olarak Şirketimiz tarafından kişisel verileriniz, yıllardır süren kalitemizden ödün vermeden ihtiyaçlarınızın anlaşılması, şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, birebir ve/veya entegre pazarlama faaliyetleri, satış ve satış sonrası operasyonların yürütülmesi, aldığınız/alacağınız ürün ve hizmete ilişkin iletişim kurulabilmesi, ayrıca bu konuda izin vermiş olmanız durumunda sektör hakkında yeni gelişmeler, iyi yönetim pratikleri, makaleler yeni ürün ve hizmetler hakkında bilgi verilmesi, ürün/hizmet teklifi, modelleme, raporlama, mevcut veya gelecekte hayata geçireceğimiz ürün ve hizmetlerimiz hakkında memnuniyetinizi ölçmek, şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, şirketimizin mevcut veya yeni ürün çalışmaları ve potansiyel müşteri tespiti gibi amaçlar ile ilişkili olarak ve bunlarla birlikte gerekli kalite ve standart denetimlerimizi yapabilmek ya da mevzuat tarafından öngörülen raporlama ve sair yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi gibi amaçlar için 6698 sayılı Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenmektedir. Çalışanlarımızın verileri, İş Kanunu ve çalışma ve sosyal güvenlik mevzuatı ile yürürlükte olan diğer mevzuatın öngördüğü zorunlulukların yanı sıra insan kaynakları politikamız dahilinde veya performans düzeyini ve çalışan memnuniyetini arttırmak ve iş güvenliği ve iş barışının sağlanması gibi işletmesel nedenler ile Şirketimiz veya Şirketimizin işbirliği yaptığı veya yetkilendirdiği gerçek veya tüzel kişiler tarafından işlenebilecektir. Şirketimiz tarafından işbu aydınlatma metni kapsamında işlenen kişisel veriler EK-1’de ve verisi işlenen veri sahipleri kategorik olarak sınıflandırılarak EK-2’de belirtilmiştir.

4. Kişisel Verilerin Aktarımı

Şirketimiz işbu bilgilendirme metnin 3. bölümünde belirtilen amaçlar dahilinde yine aynı bölümde belirtilen kişisel verileri aşağıda belirtilen amaçlarla yine aşağıda belirtilen kişi ve kurumlara aktarabilecektir:

• İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti. iş ortaklarına,
• Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini etkili şekilde yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti. tedarikçilerine,
• Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, risk yönetimi, denetim, gözetim, eğitim ve Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti. politikalarına uyum amaçlarıyla sınırlı olarak denetçilere ve hizmet sağlayıcılarına,
• İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak Türk Akreditasyon Kurumuna,
• İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken yetkili özel hukuk kişilerine,

Şirketimiz tarafından kişisel veriler; Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip yabancı ülkeler ilan edildikten sonra sadece bu ülkelere aktarılacaktır. Yeterli korumanın bulunmadığı ilan edilen ülkeler için ise; Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurulun izninin bulunduğu durumlarda kişiler veriler aktarılacaktır.  

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Şirketimiz üzerinden yapılmış̧ olan başvurular, müşteri görüşmeleri, e-posta kanalları, web sitelerine yapılan başvurular, sosyal medya, satış ekiplerine yapılan başvurular, satış kanallarından gelen talepler, denetim, eğitim ve gözetim hizmetlerinin yürütülmesi aşamalarında hazırlanan raporlar, tutanaklar ve listeler gibi yöntemler ile şirketimizin müşterileri ile iletişime geçtiği veya ileride iletişime geçebileceği diğer kanallar vasıtasıyla toplanmakta ve ilgili mevzuat gereğince kanuni süreler içerisinde saklanmaktadır.

6. Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Şirketimiz, işlediği kişisel verileri mevzuatla belirlenen sürelerde saklamakta olup, mevzuatta ayrıca süre belirlenmemiş olması halinde; kişisel veriler şirketimizin o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak Şirketimizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar ve bu süreden sonra sadece olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla uygulamada gerekliliği ortaya konulan süreler boyunca saklanmaktadır. Belirtilen sürelerin sona ermesinden sonra söz konusu kişisel veriler silinmekte, yok edilmektedir.

7. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu, KVKK’nın 11. Maddesi ile ise kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” hakkının da bulunduğu düzenlenmiştir. Şirketimiz bu kapsamda, kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmakta olup; işbu Beyan ile Şirketimiz söz konusu bilgi talep etme hakkının ne şekilde kullanılacağı ve bilgi talebine ilişkin hususların nasıl değerlendirileceği ile ilgili veri sahibine bilgi vermektedir.   KVKK’nın 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.

KVKK 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVKK kapsamı dışında tutulduğundan; kişisel veri sahipleri bu konularda yukarıda sayılan haklarını ileri süremezler:

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarat faaliyetleri kapsamında işlenmesi,
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun gereğince, kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile hangi hakkınızı kullanmayı ve bu bağlamda hangi bilgileri talep ettiğinize yönelik açıklamalarınızı yazılı ve ıslak imzalı bir şekilde web sitemizin “İletişim” bölümünde yer alan Femko Uluslararası Teknik Kontrol Eğitim Belgelendirme Ltd. Şti.’ nin merkez adresine; kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya iadeli taahhütlü mektup yoluyla ya da e-posta yoluyla gönderebilirsiniz. Yazılı başvurunuza engel nedenlerin bulunması halinde, yazılı başvurunuzu ve kimliğinizi tespit edici belgeleri en kısa süre içerisinde tamamlamak üzere  [email protected] veya [email protected]  KEP adresine “Kişisel verilerin korunması kanunu uyarınca bilgi edinme” konulu bir e-posta göndererek de başvurabilirsiniz. Şirketimize iletilen usulüne uygun talepler en geç otuz gün içinde sonuçlandırılacaktır. Söz konusu taleplerin sonuçlandırılmasının ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından başvuru sahibinden Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.   Ek-1 Veriler Kimlik Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Ehliyet, Nüfus Cüzdanı, İkametgâh, Pasaport, Avukatlık Kimliği, Evllilik Cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan tüm bilgiler.   İletişim Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, email gibi bilgiler   Müşteri Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, anketler ve yarışmalar kapsamında iletilen fotoğraf, video kayıtları ve sair kanallar üzerinden herhangi bir şekilde, ürün veya hizmetlerimizden yarar sağlamak amacı tarafımızla paylaştığınız diğer verileriniz ile diğer her türlü kişisel veriler   Otomatik Yollarla Toplanan Kişisel Veriler Otomatik arama makineleri, görüntü ve ses kaydı cihazları, Çerezler vasıtasıyla veya diğer vasıtalarla otomatik şekilde toplanan kişisel Verileri.   Diğer Kaynaklardan Alınan Kişisel Veriler Sosyal medya araçları, iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz ve diğer üçüncü kişilerin, daha önce vermiş olduğunuz izninize dayalı olarak tarafımızla paylaştığı güncellenmiş hesap bilgileri, satın alma, sayfa görüntüleme bilgileri; aranan terim ve arama sonuçları gibi bilgiler, ödenmiş listelemeler (Sponsorlu Bağlantılar gibi) gibi kişisel veriler.   Çalışan/Denetçi / Teknik Uzman / Eğitmen Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimizin çalışanı olan ve şirketimizin yürüttüğü projelerde geçici olarak görev alan gerçek kişilerin Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Eğitim, Öğrenim ve kişisel yetenek ve yetkinliğini gösteren her türlü bilgi   Çalışan Adayı / Aday Denetçi / Aday Teknik Uzman / Aday Eğitmen Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili başvuru esnasında alınan tüm bilgiler   Özel Nitelikli Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; 6698 Sayılı Kanunun 6 ıncı maddesinde belirtilen veriler Sağlık ve Adlı kayıtlara ilişkin bilgiler   Pazarlama Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; ürün ve hizmetlerimizin müşterinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen müşterinin çalışanı veya yetkilisine ait kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler için toplanan sosyal medya, iletişim, e-posta vb bilgiler   Üçüncü Kişilerden Gelen Bilgiler Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimizin faaliyetlerini yürütmesi esnasında müşterilerden, potansiyel müşterilerden denetçilerden, eğitmenlerin aktardıkları her türlü kimlik veya iletişim bilgisi   Finansal Bilgiler Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimizle her türlü ticari ilişki içinde olan gerçek kişiye ait finans bilgisi   Ek-2 Veri Sahibi Kategorileri Müşteri Çalışanı / Yetkilisi Şirketimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan müşterilerimizin çalışanları ve yetkilileri   Potansiyel Müşteri Çalışanı / Yetkilisi Ürün ve hizmetlerimize kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş tüzel kişilerin çalışanları ve yetkilileri   Ziyaretçi Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkeye çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler   Çalışan / Denetçi / Aday Denetçi / Teknik Uzman / Eğitmen Şirketimizde daimi veya geçici süreyle çalışan gerçek kişiler   Çalışan Adayı Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler   Şirket Yetkilisi Şirketimizin Genel Müdürü   İş birliği içerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler